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Entrenamiento de Voluntarios: La Guía Definitiva para Gerentes de Voluntarios

Los mejores voluntarios son apasionados por su causa y tienen las habilidades necesarias para llevar a cabo las tareas que cumplen con sus objetivos. Si bien es probable que sus esfuerzos de reclutamiento de voluntarios atraigan voluntarios motivados y ansiosos, la mayoría de los nuevos reclutas requerirán cierto nivel de capacitación de voluntarios para lograr el mayor impacto.

De hecho, las organizaciones que se toman el tiempo para implementar una capacitación de voluntarios atractiva tienen más probabilidades de disfrutar de una mayor retención y compromiso de los voluntarios (los voluntarios preparados hacen voluntarios felices).

En este artículo, ofrecemos estrategias para desarrollar un programa de capacitación de voluntarios efectivo, desde desarrollar un manual de capacitación hasta utilizar la tecnología de gestión de voluntarios, para que tenga la información que necesita para ayudar a sus voluntarios a tener éxito.

Contenido del artículo

  • Formación de voluntarios: Lo Básico
  • Crear un Programa de Capacitación para Voluntarios
  • Llevar su Programa de Voluntarios al Siguiente Nivel
Vamos a aprender sobre los fundamentos básicos de un programa de capacitación de voluntarios exitoso.

Entrenamiento de voluntarios: Lo básico

Comencemos con lo básico. Aquí está todo lo que necesita saber antes de comenzar:

¿En qué consiste la capacitación de voluntarios?

La capacitación de voluntarios se verá ligeramente diferente dependiendo de su programa y del trabajo que le pida a sus voluntarios que hagan.

Para la mayoría de las organizaciones:

El propósito de la capacitación de voluntarios es ayudar a los voluntarios a cumplir sus funciones de voluntarios con éxito, confianza e independencia.

Fundamentalmente, la capacitación de voluntarios debe proporcionar a los voluntarios el conocimiento y los recursos para completar las tareas de manera efectiva.

Además, la capacitación de voluntarios debe:

  • Esbozar las expectativas, responsabilidades y tareas de los roles
  • Establecer objetivos de voluntariado
  • Familiarizar a los voluntarios con las herramientas y procedimientos que encontrarán en el trabajo
  • Evaluar cualquier brecha de conocimientos y habilidades, luego trabajar para llenar estas brechas
  • Crear un marco para una evaluación posterior

¿Dónde encaja la capacitación en el proceso de gestión de voluntarios?

La gestión de voluntarios generalmente implica cuatro etapas principales: reclutamiento, incorporación, programación y compromiso. La capacitación es solo un paso importante en el proceso de gestión de voluntarios.

Reclutamiento de voluntarios

El reclutamiento de voluntarios comienza con la búsqueda de nuevos voluntarios a través de un alcance estratégico. Durante el reclutamiento, también puede elegir preguntar a los voluntarios sobre sus intereses y habilidades para ayudar a guiar la colocación y la capacitación. Además, muchas organizaciones optan por examinar a sus voluntarios (como realizar entrevistas y verificaciones de antecedentes) en alguna capacidad.

Incorporación de voluntarios

Incorporación de aquaints voluntarios con su organización y los prepara para el trabajo voluntario. Una orientación para voluntarios sirve para dar la bienvenida a los nuevos voluntarios y presentarles su misión, el personal clave y otra información que necesita saber. La capacitación de voluntarios proporciona instrucción práctica específica para el trabajo voluntario y también establece una línea de base de competencia.

Programación de voluntarios

Algunos programas de voluntarios permiten a los voluntarios programar por sí mismos utilizando una plataforma de gestión de voluntarios o una herramienta de programación automatizada. Los gerentes de voluntarios que están programando en nombre de los voluntarios probablemente darán este paso después de la incorporación.

Compromiso voluntario

Según este estudio, los voluntarios que se identifican con su organización y su misión tienen el mayor impacto. Y es más probable que los voluntarios se involucren con su organización cuando están adecuadamente capacitados y apreciados. Las actividades de participación de voluntarios suelen incluir revisiones y evaluaciones periódicas, oportunidades de capacitación continua e iniciativas de apreciación.

¿Por qué es importante la capacitación de voluntarios?

En su nivel más básico, la capacitación de voluntarios prepara a los voluntarios para su trabajo. Pero un programa de capacitación de voluntarios eficaz beneficia a todas las partes interesadas.

Aquí hay algunas razones clave para capacitar a voluntarios:

La capacitación de voluntarios involucra a voluntarios.

De acuerdo con este estudio, los voluntarios comprometidos, que demuestran un compromiso emocional con su causa, son los más impactantes. Una de las mejores formas de fomentar voluntarios comprometidos es proporcionar capacitación básica, como ayudas de capacitación para voluntarios en la formación de la conexión emocional de los voluntarios con su organización.

La capacitación de voluntarios empodera a los voluntarios.

La capacitación proporciona a los voluntarios el conocimiento y los recursos para completar el trabajo de manera independiente y efectiva, capacitándolos para tener un impacto medible en su comunidad. Además, según este recurso, la capacitación de voluntarios está asociada con un mayor rendimiento y una participación a largo plazo.

La capacitación de voluntarios mejora su comunidad.

En pocas palabras, las comunidades obtienen más de su programa cuando los voluntarios están preparados para su trabajo. La capacitación debe familiarizar a los voluntarios con las necesidades de la comunidad y los clientes atendidos. También puede ayudar a los voluntarios a involucrarse adecuadamente con temas delicados o desafiantes que puedan encontrar.

La capacitación de voluntarios aumenta la eficiencia

La capacitación de voluntarios lleva tiempo, pero los beneficios a largo plazo pueden superar la inversión de tiempo inicial. La capacitación de voluntarios puede mejorar el rendimiento y la eficiencia de los voluntarios, al tiempo que reduce la rotación, lo que aumenta el retorno de la inversión de su programa.

Profundicemos en cómo crear un programa de capacitación para voluntarios.

Creación de un Programa de Capacitación para Voluntarios

El formulario que tome su programa de capacitación para voluntarios dependerá de los objetivos de su organización. Tendrá que pensar en la información y las habilidades que desea que sus voluntarios obtengan a través de la capacitación para apoyar mejor a su organización.

Planificación de su programa de capacitación de voluntarios

Los mejores programas de voluntarios están bien planificados y considerados cuidadosamente. Permítase el tiempo suficiente para construir una guía de capacitación integral para voluntarios. En primer lugar:

Establecer un presupuesto

Establecer un presupuesto para su programa de capacitación de voluntarios lo ayudará a asignar recursos, como fondos y personal. Los gastos típicos de capacitación de voluntarios pueden incluir:

  • tiempo del personal
  • equipo y espacio alquilados
  • refrigerios
  • impresión

Para reducir los costos, considere la posibilidad de reutilizar materiales, prescindir del papel cuando sea posible y crear materiales internos (como videos y manuales de capacitación).

Planificar el contenido

¿Qué quieres que aprendan tus voluntarios? ¿Cuán extensa será su capacitación de voluntarios? Estas son las preguntas que querrá considerar al planificar la forma de su capacitación de voluntario.

La capacitación básica generalmente cubre la siguiente información:

  • Antecedentes de la causa o necesidad de la comunidad
  • Cómo comunicar la misión de la organización
  • Objetivos para la actividad y métodos de evaluación
  • Cómo realizar la tarea de voluntario
  • Medidas de seguridad
  • Reglas de voluntariado con su organización
  • Descripción general del equipo y cómo usarlo
  • Cómo enviar tiempo de voluntariado

El nivel de capacitación que reciban sus voluntarios dependerá de la complejidad de la tarea que les pida que hagan. La capacitación será más amplia para las funciones de voluntarios calificados.

Haga clic aquí para ir a Desarrollar un esquema del programa de capacitación de voluntarios

Planificar sus métodos de enseñanza

A continuación, tendrá que considerar cómo llevará a cabo su capacitación de voluntarios y las herramientas que utilizará para apoyar su capacitación.

Para aprovechar al máximo su programa de capacitación de voluntarios, piense en cómo mantendrá a sus voluntarios interesados en el material.

Los estudios muestran que los adultos retienen solo el 20% del material presentado en un entorno de conferencias. De hecho, no hay una manera correcta de enseñar. Esto se debe a que las personas aprenden de manera diferente y tienden a clasificarse en tres categorías principales: alumnos visuales, alumnos auditivos y alumnos cinestésicos. Obtenga más información sobre estos estilos de aprendizaje.

¿El secreto para atraer a todos los estilos de aprendizaje?

¡Cambia tus métodos de enseñanza!

Consulte nuestros métodos de enseñanza sugeridos para asegurarse de que todos sus voluntarios aprovechen al máximo su capacitación:

  • Resolución de problemas: Presente a los voluntarios un problema que puedan enfrentar mientras se ofrecen como voluntarios. Pida a los alumnos que resuelvan el problema juntos y que ayuden haciendo preguntas abiertas.
  • Discusión en grupo: Proporcione a los voluntarios un mensaje y abra el debate. Por ejemplo, invite a los alumnos a discutir lo que piensan que significa ser un gran voluntario.. O bien, anime a los voluntarios a reflexionar sobre sus experiencias de voluntariado anteriores. Algunos de los mejores aprendizajes se logran a través de un debate abierto y colaborativo.
  • Simulación: La simulación es una forma de aprendizaje experiencial y una herramienta de capacitación esencial para el trabajo voluntario basado en habilidades. Para los alumnos prácticos del grupo, simule una actividad o tarea que el voluntario llevará a cabo una vez entrenado, como una sesión de tutoría simulada.
  • Cuestionario interactivo: ¡Ponga a prueba los conocimientos de su alumno con un cuestionario divertido (y de baja presión)! Atraiga a los alumnos visuales creando su cuestionario en línea y pida a los voluntarios que lo completen como parte de su capacitación en línea.
  • Aprendizaje en el trabajo: Algunos de sus aprendices aprenderán mejor en el trabajo. La capacitación experiencial funciona mejor después de que sus voluntarios hayan participado en la capacitación u orientación básica. Luego, asocie a sus principiantes con voluntarios experimentados o personal de capacitación durante la actividad de voluntariado. Fomente la retroalimentación y la colaboración.

Los alumnos tienen más probabilidades de retener información importante cuando se entrega de diversas maneras. Combine su entrenamiento incorporando elementos independientes y a su propio ritmo (como lectura y cuestionarios), trabajo grupal interactivo (como resolución de problemas), entrenamiento experiencial y dirección dirigida por un instructor.

Formación de voluntarios en línea:

Muchos programas de voluntarios prefieren llevar a cabo una parte de su capacitación de voluntarios en línea. La capacitación de voluntarios en línea es rentable y permite que sus voluntarios ocupados aprendan en su propio tiempo.

La capacitación en línea tiende a funcionar mejor cuando va acompañada de una breve sesión en persona: podrá responder preguntas a medida que surjan de forma natural y entablar una conversación cara a cara más significativa. Además, la mejor manera de llevar a cabo una capacitación especializada y específica para cada función es en persona (como la capacitación en RCP).

Haga clic aquí para ir a «Prácticas recomendadas de Capacitación de voluntarios» y obtener más información sobre la integración de la tecnología en su programa de capacitación de voluntarios.

Crear un plan de comunicación

¿Cómo informarás a los voluntarios recién registrados sobre tu programa de capacitación para voluntarios? Desarrolle un plan para dar la bienvenida a nuevos voluntarios y hacerles saber cómo asistir a la capacitación. Encontramos que la forma más sencilla de comunicarse con sus nuevos voluntarios suele ser por correo electrónico (pero siempre es útil tener un plan de respaldo para voluntarios sin correo electrónico).

Tu plan de comunicación por correo electrónico puede incorporar estos pasos:

  1. Dé la bienvenida a los nuevos voluntarios y agradézcales su interés en su programa.
  2. Presente su programa de capacitación de voluntarios. Proporcione información para inscribirse en sesiones de capacitación, con horarios, fechas y ubicaciones disponibles.
  3. Confirme la fecha, hora y ubicación del entrenamiento.
  4. Envíe instrucciones de capacitación en línea, enlaces y materiales.
  5. Haga el check-in con los voluntarios que participan actualmente en la capacitación, especialmente durante las actividades de capacitación en línea o si su programa requiere varias sesiones de capacitación.
  6. Después de la capacitación, envíe los siguientes pasos y un agradecimiento.

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